Технологии оказывают нам добрую услугу почти в каждой сфере жизни. Однако существуют аспекты, в которых использование продвинутых технологий может оказаться не лучшим методом. Случается, что общение страдает именно из-за того, что мы полагаемся на технические средства. Мы считаем, что наши электронные письма успешно отправлены, файлы прикрепились, смс получены, а автоответчик непременно работает. В результате мы вынуждены решать проблемы, вызванные пренебрежением способами эффективного общения на работе, в то время как правильное общение сводит к минимуму проблемы и увеличивает продуктивность.
Разговаривайте лицом к лицу
Наберитесь смелости и поговорите с кем-то, особенно, если между вами есть непонимание. Большая часть нашего общения сегодня происходит таким образом, что мы даже не видим человека, работающего на небольшом расстоянии от нас. Всего лишь пятиминутный разговор может нам помочь понять точку зрения этого человека и прояснить его обязанности. В некоторых компаниях начальники сидят не в отдельных кабинетах, а вместе с другими сотрудниками отделов, так как считают, что, находясь на достаточно близком расстоянии друг от друга, сотрудники делятся своими идеями с теми, кто находится рядом с ними, в том числе и с начальником. Если ваши сотрудники находятся так далеко, что до них нельзя дойти, воспользуйтесь телефонной связью.
Обеспечьте точность информации
Прежде чем вы передадите информацию другому человеку, убедитесь в том, что она точная и полная. Это звучит элементарно, но, когда мы всего лишь предполагаем, что другой человек знает, о каком проекте мы говорим, мы создаем условия для недопонимания. Если мы не точны, мы создаем путаницу, и общение нарушается. Иногда нам кажется, что наши помощники просто читают наши мысли, поэтому порой мы позволяем себе небрежно относиться к общению с ними, потому что полагаем, что они и так знают, о чем мы думаем.
Задавайте вопросы
Если человек задает уточняющие вопросы – это признак того, что он умеет правильно общаться. Никогда не бойтесь задавать вопросы, чтобы подтвердить, что то, что вы услышали, – это именно то, что пытается донести до вас другой человек. Если вы задаете вопросы – это говорит другому человеку о том, что вы его слушаете, понимаете и хотите утвердиться в том, что услышали.
Слушайте
Слушайте буквально всем телом. Слушайте, глядя на другого человека, и сосредоточьтесь на том, что он сейчас говорит, а не на предстоящем собрании, списке своих дел или на своей следующей реплике. Часто люди так скоры на разговоры, что забывают слушать других. Хорошее общение включает в себя и выражение своих мыслей вслух, и активное слушание. Кроме того, когда вы с кем-то общаетесь, дайте этому человеку понять, что вы слушаете его, с помощью языка жестов и таких слов как, например, «продолжайте».
Позвольте другим говорить
Все мы присутствовали на таких встречах, где говорит один человек и никому другому не удается озвучить свои мысли или вопросы. Руководителям нужно быть особенно внимательными к тому, чтобы не доминировать во время собраний. Если люди чувствуют, что начальник просто хочет подтверждения собственных мыслей, а не открытого группового обсуждения, подчиненные просто замолчат. Зачем им завершать свою карьеру, критикуя босса? Если людей не побуждают выражать свое мнение, результатом будет подавление мыслей, раздражение и расстройство. Выслушивайте альтернативные мнения и побуждайте людей озвучивать свои мысли.
Честность
Люди слушают тех, кому они доверяют. Честность все еще является лучшей политикой. Когда информацией делятся честно и с уважением, даже с плохими новостями можно справиться.
Подтвердите, что разговор завершен
Когда вы общаетесь с кем-то, обязательно пройдите с этим человеком все его стадии. Вы также можете попросить подтверждения того, что работа выполнена. Часто бывает так, что люди выполнили задание, но, если вы не знаете, что оно уже выполнено, вы все еще думаете об этом, поэтому попросите их дать вам знать, когда работа будет закончена.
Иногда мы забываем о том, что все, что мы делаем или говорим, передается другим, и нам нужно знать о том, как другие люди воспринимают наши действия. Использовать технологии во благо – это прекрасно, но иногда для наилучшего результата нам нужно больше личного общения.
