В эпоху, когда связь между людьми осуществляется с помощью телефонных звонков, смс-сообщений и коротких, в несколько слов, посланий в чатах и форумах, письма считаются чем-то устаревшим. Так что вполне естественно, что, когда у современного человека все-таки возникает необходимость или потребность в написании письма, он сталкивается с незнанием культуры написания писем.
Грамотность, естественность, деликатность
В действительности в настоящее время определенных правил написания писем, если речь идет о простых письмах, не имеющих делового характера, нет. Вернее, они есть, но в своего рода «архиве» - мало кто в наши дни будет следовать правилам хорошего тона при переписке, которые сложились в золотой век эпистолярного жанра, в XVIII-XIX столетиях.
Но все же основные нормы приличия, раз уж кто-то решил написать письмо, соблюсти не повредит. Первым правилом является простое и незамысловатое пожелание - писать письмо стоит лишь в соответствующем настроении и при наличии необходимого времени. Раздражение, расстройство, недовольство какими-либо жизненными обстоятельствами неизменно дадут о себе знать на страницах письма. Что же касается затрат времени, то здесь тоже все понятно - письмо не смс-сообщение, над его содержанием нужно подумать. Да и в случае с рукописным письмом не стоит забывать о такой почти уже забытой благодаря компьютерной клавиатуре особенности, как почерк, который имеет свойство при спешке быть неразборчивым.
Абсолютной грамотностью и литературным слогом владеют единицы, но все-таки надо стараться соблюдать основные правила грамматики, пунктуации и синтаксиса русского языка. Именно поэтому при рукописном варианте письма лучше всего сначала написать черновик, в котором можно исправить ошибки, а при наборе послания в текстовом редакторе необходимо тщательно проверить и исключить такие распространенные в современном общении черты, как, например, сокращения слов. Что до стиля письма, то тут уж каждый творит в силу собственных вкусов и особенностей изложения, однако все же нужно избегать как излишней вычурности выражений, так и панибратского тон и уж тем более жаргона. Также признаком владения человеком элементарными основами культуры написания писем является его собственноручная подпись даже под набранным на компьютере и распечатанным посланием.
Деловые письма
Единственной сферой, где письма сохранили свои позиции и даже упрочили их, является деловая переписка. Количество участников и интенсивность деловой жизни увеличилась, выросла потребность обмена информацией, для которой недостаточно ни телефонных звонков, ни коротких посланий. Деловые письма выделились в отдельный вид документов. При этом распространенность и востребованность деловых писем в повседневной деятельности обусловили как упрощение процесса их написания, так и определенные сложности. С одной стороны, чаще всего деловые письма затрагивают одинаковые или похожие вопросы и проблемы, поэтому при частом решении данных вопросов составляются шаблоны деловых писем. Такие шаблоны существуют, например, при обращении с предложением о сотрудничестве, с уточнением тех или иных деталей, с ответом на типовые запросы и так далее. Поэтому составление деловых писем при наличии соответствующим образом обученного персонала занимает куда меньше времени.
С другой стороны, давно работающие компании хорошо знакомы со всеми подобными шаблонами и моментально различают, когда в их адрес приходят составленные по этому принципу письма. И нередко это может оказать негативное влияние на судьбу и развитие деловых отношений, ведь руководитель любой фирмы отрицательно отнесется к «отпискам» в свой адрес и, наоборот, положительно оценит составленное именно для его компании письмо. Поэтому, полагаясь на шаблоны деловых писем и на целые базы данных, составленные из трафаретных фраз и выражений, пригодных для использования в подобной переписке, и о правилах самостоятельного написания посланий забывать не стоит. Этих правил не так уж и много и все они достаточно просты.
Прежде всего, необходимо вдвойне, а то и втройне тщательнее следить за грамотностью послания, ведь деловое письмо - это лицо любой фирмы и если оно составлено неграмотно, то это будет воспринято как свидетельство несерьезности и ненадежности всей компании. При этом, соблюдая официальный тон письма, нельзя забывать о нормах вежливости - приветствие, обращение на «Вы», выражение благодарности. Деловое письмо должно по возможности касаться одной конкретной проблемы или вопроса: лучше написать несколько писем по каждому отдельному вопросу, нежели составить длинное и запутанное письмо, где одна проблема будет затмевать другую. Наконец, деловое письмо должно содержать четкое указание темы послания и все координаты (в том числе и запасные) для связи как с автором письма, так и сотрудниками организации в целом.
Александр Бабицкий
