Если вам когда-либо приходилось устраивать вечеринку или заниматься организацией масштабного торжества, вы прекрасно понимаете, сколько времени нужно потратить на то, чтобы все прошло именно так, как задумано. Одним из ключевых факторов успеха любого мероприятия является забота о каждом госте, но чтобы все остались довольны, нужно, прежде всего, знать, сколько человек придет на вашу вечернику. Поэтому ответ на приглашение очень важен для организаторов мероприятия.
Приготовления к торжеству
На планирование званого вечера хозяйки тратят часы, если не дни, ведь нужно выбрать дату, определиться с меню и количеством гостей. Основная часть приготовлений напрямую зависит от количества приглашенных. Если вас пригласили на день рождения или какое-либо другое мероприятие, вам в определенном смысле оказана честь, и вы обязаны ответить на приглашение, причем, чем быстрее, тем лучше.
Итак, вы получили приглашение посетить какое-либо мероприятие, прежде всего, пролистайте свой ежедневник и сверьтесь с календарем, определите, подходит ли вам назначенная дата. В зависимости от ваших возможностей и планов, уведомите хозяев, придете ли вы, или сообщите о том, что присутствовать не сможете.
Как отвечать
Часто люди задаются вопросом, в какие сроки и в какой форме следует отвечать на приглашение. Прежде всего, отвечать стоит в той же манере, в которой было сделано приглашение. Несколько случаев:
- Вам позвонили соседи и пригласили вас и вашу вторую половину на пикник. В телефонном режиме согласие или отказ можно выразить прямо во время телефонного разговора. Если вы не готовы ответить согласием или отказом сразу же, сошлитесь на то, что вам нужно узнать о планах своего супруга/супруги, и перезвоните позже, озвучив окончательное решение.
- Вы получили приглашение по почте, в котором указывался номер телефона и срок, до которого вам стоит сообщить хозяевам о том, будете ли вы присутствовать на мероприятии или нет. Сверьтесь со своим графиком и планами на данный период времени и ответьте как можно скорее, позвонив по телефону, указанному в пригласительной карточке. Точно также следует отвечать и на приглашение, которое вы получили по электронной почте. Если указан номер телефона, можно позвонить, но в принципе в данном случае уведомление о согласии или отказе можно написать в ответном сообщении.
Непредвиденные обстоятельства
Ваши планы неожиданным образом изменились. Постарайтесь сообщить об этом не «под занавес» мероприятия, а как можно скорее. Ответ стоит менять лишь тогда, когда вы на сто процентов уверены, что вы сообщаете окончательный вариант исхода событий. Никто не любит гостей, которые сегодня идут, завтра – может быть, еще через день – нет, и в итоге все-таки приходят. Подобные «метания» - проявление дурного тона. В редких случаях в приглашении требуется указать причину отказа, либо у вас могут спросить об этом лично, - болезнь, ваша или близкого человека, чья-либо смерть, неурядицы на работе являются уважительными причинами.
У вас гостят друзья или вы хотели бы прийти на вечеринку с другом или подругой. Обратите внимание на форму приглашения. Если в приглашении указано, что вы можете прийти с кем-то еще, сообщите организаторам вечера о том, что вы придете не одни. Если приглашение адресовано исключительно вам и не предполагает наличие спутника, приводить кого-либо без уведомления или просить включить ваших друзей в список гостей, как минимум, некрасиво. Если вы отказываетесь принять участие в мероприятии по причине того, что у вас у самих дома гости, решение о том, расширять ли список гостей, должно исходить исключительно от организаторов мероприятия. Если количество гостей ограничено, не стоит настаивать на том, чтобы для вас было сделано исключение.
Вы приглашены вместе со своей половиной, но свободным временем располагаете только вы. В данном случае все зависит от того, кто и куда вас приглашает. Если вас пригласили на ужин близкие друзья или соседи, объясните ситуацию, далее решение уже за приглашающей стороной: либо они согласны на присутствие одного из вас, либо пригласят вас вместе с вашей половиной в следующий раз. Если приглашение носит более официальный характер, например, на торжественный прием с ужином, лучше сразу ответить отказом и не усложнять ситуацию.
Возвратные карточки с ответом
Нередко приглашение сопровождается карточкой-вкладышем, заполнив которую получатель уведомляет о своем согласии или отказе принять приглашение, а затем отсылает организаторам мероприятия. На приглашения с возвратной карточкой следует отвечать в кратчайшие сроки. Как правило, в карточке уже указаны ваше имя, иногда должность и набран базовый текст. В зависимости от вашего решения и формата текста вы выбираете «да» или «нет» или сообщаете о своих планах в другой форме.
Ответ на официальное приглашение
Ответ на официальные приглашения следует отсылать не позднее трех дней со дня получения, либо до наступления даты, указанной в приглашении как крайний срок ответа. Если ответ на приглашение требуется предоставить в письменной форме, потрудитесь написать его от руки. Ответ пишется от третьего лица в формате, который предусмотрен самим приглашением. Ответ отсылается тем, кто его прислал, если в списке организаторов указана группа лиц, ответ отсылается тому, кто указан в этом списке первым.
Неформальные ответы на приглашения
Ответ на неофициальное приглашение зависит от того, насколько близко вы знакомы с пригласившим вас человеком. Ответ на приглашение от сестры или мамы не должен выглядеть так же формально, как и ответ человеку, с которым вы едва знакомы. Если вы отвечаете отказом, кратко изложите причину вашего решения, это можно сделать в телефонном режиме либо в письменном виде.
Знание правил этикета делового и неформального общения никогда не бывает лишним, но следование строгим правилам переписки или устного общения не всегда уместно в повседневной жизни. Старайтесь правильно оценить ситуацию, нередко достаточно построить ответ на приглашение в вежливой манере, избегая сленговых и фамильярных выражений.
