Когда-то письма с выражением благодарности (или благодарственные письма) являлись неотъемлемой частью этикета, одним из основных правил общения. Сегодня, когда и письма в целом практически ушли из повседневной жизни, сохранив свое значение в основном в деловом общении, благодарственные письма также приобрели преимущественно деловой, официальный характер. Но даже при таком специфическом стиле взаимодействия необходимо знать главные принципы составления писем с выражением благодарности.
Для чего пишутся благодарственные письма
Прежде всего, благодарственное письмо - это элементарное соблюдение традиционных правил приличия, когда в ответ на ту или иную услугу человек выражает благодарность. Собственно, эта непосредственная функция письма с благодарностью сохраняет свое значение и по сей день. Однако современная мотивация составления благодарственных писем в подавляющем большинстве случаев имеет куда более рациональный и в какой-то степени даже корыстный характер. Сегодня письмо с благодарностью - это, прежде всего, часть делового этикета, ориентированная на достижение собственных целей, собственной выгоды.
Отправляя благодарственное письмо, человек или организация напоминает о себе, что в нашей чрезвычайно напряженной жизни с высоким ритмом и большим количеством контактов немаловажно. При этом напоминание о себе, да еще и с привнесением позитивного эмоционального фона (у кого же не создастся благоприятное впечатление, когда его благодарят?), является отличным средством улучшения впечатления о выносящей благодарность стороне. Это значительно облегчает возобновление контактов в будущем и повышает шансы на выгодное сотрудничество.
Особое значение в последнее время приобрел такой вид благодарственных писем, как благодарственное письмо после собеседования о приеме на работу. В этом случае благодарственное письмо в серьезных компаниях рассматривается едва ли не как обязательная часть делового этикета. Нужно отметить, что составление письма с благодарностью претендентом на некую вакансию решает сразу несколько задач, стреляет одновременно по нескольким зайцам. Конечно, это уже упомянутое напоминание о себе - что особенно важно в условиях, когда в голове кадрового работника, отвечающего за прием на работу, претенденты перепутались и предстают как общая масса. Затем, благодарственное письмо - это одновременно способ продемонстрировать свое знание того самого делового этикета и при этом показать умение оформления деловых документов. Кроме того, благодарственное письмо способно во многом смягчить или полностью нивелировать возможное не совсем благоприятное впечатление, которое претендент оставил непосредственно на собеседовании. Наконец, такое письмо может продемонстрировать интерес и уважение к конкретной фирме и организации, что также является большим плюсом в глазах работодателя.
Благодарности бывают разные
Стандартизация является естественной чертой развития деловой жизни, поэтому появление множества шаблонов самых разнообразных документов вполне обоснованно. Ведь это экономит огромное количество времени и интеллектуальных ресурсов, когда существуют определенные образцы документов почти на все случаи жизни, из которых можно выбрать наиболее подходящий и сделать основу для составления новой бумаги. Не являются исключением и деловые благодарственные письма, которые не только составляются в виде нескольких трафаретов, но и снабжаются значительным количеством заранее подготовленных стандартных фраз и словосочетаний. К их числу относятся такие, как «Выражаем Вам благодарность за...», «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность...», «Позвольте поблагодарить Вас за...» и тому подобные.
Правда, при этом нужно учитывать такой момент, как значение понятий «письмо с благодарностью» и «благодарственное письмо». В подавляющем большинстве случаев эти понятия являются синонимами, однако все-таки есть ситуация, когда наблюдается различие. И возникают подобные случаи тогда, когда речь идет об органах государственной или муниципальной власти: государство может высылать благодарственные письма, которые являются составной частью поощрительно-наградной системы, своего рода отличительным знаком. Такое благодарственное письмо носит символический характер, оно ценно самим фактом его наличия, и не несет непосредственной информационной нагрузки. Во всех остальных благодарственно письмо - это и есть письмо с благодарностью, и строится оно чаще всего по одному шаблону. Шаблон включает в себя так называемую шапку, то есть раздел, в котором определяется конкретное лицо или организация, затем следует прямое обращение к адресату, после идет сам текст письма, под которым находится подпись того, кто непосредственно выражает благодарность.
Александр Бабицкий
