Написание писем кому-то может показаться уже отжившей свое привычкой, но на самом деле обмен корреспонденцией – неотъемлемая часть ведения любого бизнеса. Делопроизводство любой компании состоит из корреспонденции самых разных типов, это сопроводительные письма, накладные, деловые благодарственные письма, разнообразные запросы, подтверждения заказов, аккредитивы и так далее. Этикет деловой переписки играет крайне важную роль в формировании у деловых партнеров представления о серьезности и солидности той или иной компании. Правила написания деловых писем существуют для того, чтобы избежать возможного неправильного толкования письма и максимально повысить эффективность общения на уровне официальной переписки.
Обычные деловые письма
Этикет делового письма необходимо знать не только секретарю руководителя, но и любому сотруднику фирмы. Те, кто пишет и отвечает на письма, должны понимать, что деловая переписка – это не упражнение в красноречии и не место для проявления графоманских наклонностей. Основные правила написания делового письма предельно просты: письмо должно быть написано простым, доступным я зыком в доброжелательной и заинтересованной манере. Грамматические, синтаксические и орфографические правила в написании деловых писем нисколько не отличаются от литературной письменной речи, при этом деловой этикет в переписке даже несколько облегчает автору задачу, не требуя использования в деловых письмах сложных синтаксических оборотов и большого количества знаков препинания.
Деловое письмо, независимо от его специфики, должно быть отпечатано на фирменном бланке компании и содержать полную контактную информацию предприятия. Культура делового письма предполагает определенную структуру письма, которая заключается в правильном расположении и оформлении верхней части письма (шапки), обязательном приветствии, сжатом, но достаточно информативном изложении темы письма (заголовок), теле письма, заключительной формулировке и подписи. При необходимости в письме указываются ссылки на приложенные документы и список лиц, которым были высланы копии. В массе своей шаблоны деловых писем базируются именно на такой структуре.
Правило написания шапки делового письма предполагает наличие в данном блоке логотипа компании, как правило, он находится в верхней части фирменного бланка, автоматически попадая в эту самую шапку письма. Помимо этого верхний блок должен содержать контактную информацию и исходящий номер письма, для удобства отслеживания корреспонденции нередко указывается регистрационный номер входящего письма, на которое вы отвечаете. Написание адреса в деловом письме, как правило, определено верхней позицией, ваш адрес должен помещаться с правом верхнем углу первой страницы, адрес получателя (отдельного лица или компании) располагается ниже по левой стороне страницы.
Перед изложением непосредственно сути письма, то есть перед телом письма, правила составления деловых писем требуют помещения заголовка, который в краткой форме отражает суть нижеизложенного. Заголовок не должен содержать более одного предложения или даже фразы, для наглядности выделяется жирным шрифтом либо подчеркиванием.
То, как лучше заканчивать деловое письмо, в некотором роде определяется тем, насколько хорошо вы знаете получателя, особенно четко это правило работает в деловой переписке на английском языке. Как правило, стандартное деловое письмо заканчивается фразой «искренне ваш» или «с наилучшими пожеланиями». При переписке по электронной почте, если вы не уверены в том, кому именно в руки попадет письмо, завершите его фразой «спасибо, хорошего дня» и обязательно добавьте «искренне», но уже без притяжательных местоимений. Завершающие фразы в деловом письме, безусловно, должны сопровождаться подписью человека, от чьего имени составлено письмо, с указанием должности.
Деловое благодарственное письмо – это составленное по традиционному стандарту деловое письмо, в котором руководство компании выражает благодарность тому или иному сотруднику, отделу, компании-партнеру и так далее в связи с достижением определенных показателей, завершением проекта, началом сотрудничества. Деловое письмо с благодарностью за достижения в трудовой деятельности отсылается людям при присуждении каких-либо званий, наград или премий.
Деловой ответ на приглашение принять участие в конференции, презентации, деловом обеде или каком-либо другом важном мероприятии в любом случае требует от получателя благодарности за проявленное внимание и полученное приглашение, независимо от того, будет он там присутствовать или нет. Деловой отказ на приглашение обязательно должен содержать пояснение причины вашего отсутствия на том или ином мероприятии. Отказ не должен звучать категорично, в нескольких словах выразите сожаление по поводу того, что не сможете принять участие в мероприятии и вкратце поясните почему.
Электронные деловые письма
Ни в коем случае не игнорируйте заполнение поля «тема письма». Во-первых, тема сразу же дает получателю представление о предмете сообщения и помогает определить приоритетность вашего письма по отношению к другим документам.
Правильность написания делового письма в электронном виде определяется теми же стилистическими стандартами, которые используются в ходе ведения переписки на бумаге. Тон письма должен быть максимально профессиональным, избегайте игривых и фамильярных выражений, печатайте текст стандартным шрифтом. Разнообразные анимационные вставки и смайлики в деловой переписки недопустимы. Даже, если вы хорошо знаете человека, которому адресовано ваше письмо, неизвестно кому еще в руки оно может попасть помимо потенциального адресата.
Написание деловых писем любой специфики обязательно подразумевает тщательную проверку орфографии. Перед тем как отправить письмо по электронной почте несколько раз перечитайте сообщение, дабы убедиться в отсутствии орфографических ошибок и правильности построения фраз, никогда не игнорируйте функцию автоматической проверки орфографии и, если ее еще до сих пор нет на вашем компьютере, обязательно установите ее.
Знать что такое деловая культура полезно не только тем, кто по роду своей деятельности постоянно имеет дело с оборотом деловой корреспонденции, проведением совещаний, встреч и других корпоративных мероприятий, эти знания необходимы любому, кто хотел бы получить работу и зарекомендовать себя как компетентный сотрудник и настоящий профессионал.
