Сегодня владение основами тайм - менеджмента для делового человека так же необходимо, как получение базового образования. Тайм - менеджмент - это эффективное управление рабочим временем, планирования дел для достижения наибольшей результативности.
Методик и теорий по управлению времени существует огромное множество. Однако философский смысл всех этих учений один - временем управлять нельзя, оно течет вне зависимости от наших мнений и желаний. Можно лишь так распоряжаться своим временем, чтобы «не было мучительно больно за бесцельно прожитые годы».
Почему же одни методики хороши для одного и совсем не подходят другому? Существуют даже национальные особенности тайм - менеджмента. К примеру, русских и многие славянские народы можно отнести к полиактивным культурам с присущими только им чертами уклада жизни. Русские планируют всё в общих чертах, могут делать несколько дел одновременно, работают в любое время суток, а не только в строго отведенное рабочее время, довольно непунктуальны, часто меняют свои планы. Любимая пословица русских - «Утро вечера мудренее».
Моноактивные культуры, к которым можно отнести американцев и европейцев, живут совсем по другим законам. У них незыблемо правило Время - деньги, время у них линейно, настоящее они умело «упаковывают» и делят на части.
Для реактивных культур, к коим можно отнести народы Востока, свойственна адаптация людей ко времени, само время у них циклично, вращается по кругу, эти народы избегают поспешных решения, могут ждать «лучшее время». Для них отношение ко времени заключено в восточной мудрости - Когда Бог создавал время, он создал его достаточно.
С учетом этих особенностей и следует рассматривать методики и правила тайм - менеджмента.
Правило первое. Согласно закону Паркинсона работа занимает всё отведенное на неё время. Если вы поставили себе задачу написать статью за час - вы её напишите за это время, если растяните на день - только за день и справитесь с этой задачей. Не надейтесь, что вам удастся справиться с работой за полдня, если вы на неё запланировали весь день. Незнание этого закона ведёт к дрейфу целей в размытое будущее.
Правило второе. Всегда планируйте свой день накануне, неделю - в пятницу предыдущей недели, корректируйте планы в связи с форс-мажорными и непредвиденными обстоятельствами. Перенос дел не может быть бесконечным. Это ведет к неэффективности.
Правило третье. Распределяйте дела по степени важности и срочности. Всегда придерживайтесь правила «Работа должна подчиняться мне, а не я работе». Сначала выполняются срочные важные дела, затем неважные срочные, и, наконец, важные несрочные. Дела срочные, но неважные нужно свести к минимуму - делегировать, сокращать. Неважные и несрочные дела выполнять не следует, если даже вы их не выполните, ничего страшного не произойдет, зачем тратить свою жизнь на пустяки?
Правило четвертое. В первую очередь сделайте дело, которое важное, срочное, но малоприятное. Есть такое понятие - съесть лягушку, то есть проглотить что-то малоприятное, но нужное, важное... Понятно, что делать что-то через силу не каждому по нутру, но часто именно от таких дел зависит наша успешность.
Правило пятое. По принципу Парето 80/20 всего лишь 20% дел дают 80% результата. Именно с них и надо начинать. Однако именно такие дела обычно находятся в загоне и вытесняются всякими мелочами. Для того, чтобы определить какие же дела ставить в приоритеты, можно ответить самому себе на простой вопрос - какое дело мне не приносит отдачу и сколько времени в день я на него трачу. Так убираются все помехи.
Правило шестое. Никогда не ругайте себя за бездействие. Лучше ничего не делать, чем делать какую-то пустую работу, которая не принесет ни пользы, ни денег. В периоды простоя лучше задуматься о смысле жизни и начать грамотно ставить цель.
Правило седьмое. Подробно составьте список всех похитителей своего времени. Интернет, пустые разговоры по телефону, нудные совещания, ожидания в очередях. Похитители времени - все те, кто заставляет вас ждать, догонять и ворует жизнь. Пробки на шоссе, непунктуальные клиенты, нерасторопное обслуживание. Бороться с ними можно по-разному, лучше своих врагов знать в лицо, тогда выбрать способ будет проще.
Правило восьмое. Всегда выделяйте буферное время - зазор между двумя встречами. Это даст возможность отдохнуть от первой встречи и собраться с мыслями ко второй.
Правило девятое. Для того, чтобы найти дополнительное время на дневные дела, можно слегка сдвинуть график отдыха - ложиться на час позже и вставать на час раньше. Так можно найти два лишних часа в сутки.
Правило десятое. Разбивайте большие дела на более мелкие. Этот принцип называется съесть слона по кусочкам. Использование такого правила даст возможность решить самую трудную задачу легко и непринужденно.
Эффективный тайм - менеджмент - способ, при котором выполняются следующие условия:
- вы довольны результатами, то есть вы четко движетесь к поставленной цели;
- при этом вы абсолютно свободны от срочных и неважных, неинтересных дел.
Нужно понимать, что идеал недостижим, что для каждого человека счастье - это не конечный пункт назначения, а путь к нему, процесс. Чем вы более довольны своей жизнью, чем более свободны - тем выше ваша эффективность.
Как следствие из этого: если у вас нет никакой цели в жизни - тайм - менеджмент вам абсолютно не нужен, поскольку вы не умеете ценить время.
Жанна Пятирикова
