Секретари являются важными членами любой компании или организации. Чтобы быть успешным секретарем нужно обладать хорошими манерами и необходимыми навыками, а также понимать политику компании. Объем и содержание обязанностей секретаря зависит от служебного положения босса. Так, секретарь главы компании будет обладать большей ответственностью, чем секретарь начальника отдела. Правильный деловой этикет в работе секретаря – это основа работы, особенно тех, кто работает с клиентами и другими важными лицами.
Обязанности секретаря
Деловой этикет секретаря требует от него вежливого отношения к своему начальнику и поддержки. Секретарь должен уметь работать в команде со своим начальником для того, чтобы надлежащим образом исполнять свои обязанности. Секретарь должен соглашаться с предпочтениями начальника и политикой компании, на которую он работает.
Недопустимы никакие сплетни, а также секретарь не должен быть вовлечен в деятельность, которая не имеет никакого отношения к коммерческой деятельности компании. Не стоит проявлять фамильярность по отношению к своему боссу и называть его по имени, даже если это ваш старый школьный товарищ.
Внешний вид
В большинстве компаний секретари занимает очень серьезные должности. Часто они взаимодействуют с клиентами и членами руководства компании от имени своего начальника. По этой причине секретарь должен одеваться в соответствии с политикой компании. Если дресс-код компании предусматривает консервативный стиль одежды, то секретарь должен быть примером того, как нужно выглядеть, для всех остальных сотрудников компании. Это показывает уважение к компании, ее руководителям и тем, кто имеет с ней дело. Если в компании нет особого дресс-кода, то секретарь все равно обязан приходить на работу аккуратным и чистым.
Не стоит носить на работу обтягивающие и слишком открытые вещи. Следите за тем, чтобы ваша одежда всегда была выстиранной и отглаженной. Не стоит носить на работу короткие юбки, а ваша обувь должна быть соответствующей деловому стилю. Чаще всего это классические туфли-лодочки на плоской подошве или небольшом каблуке. Главное, чтобы вам было удобно работать в такой обуви. Что касается косметики, то секретарь-женщина не должна использовать яркие тона, чтобы не выглядеть вызывающе. То же самое касается украшений. Внешний вид секретаря должен быть максимально простым и деловым, без всяких излишеств.
Поведение
Хороший деловой этикет требует от секретарей соблюдения на работе золотого правила. Секретарь должен показывать другим пример того, как нужно вести себя с посетителями. Секретарь должен проявлять уважительное отношение ко всем и никогда не относиться хуже к людям низшего ранга. Секретарю не положено часто прерывать других и всегда извиняться, если все-таки пришлось это сделать.
Общение
В работе секретаря очень важны хорошие манеры во время телефонного разговора. Многие клиенты, которые звонят в компанию первый раз, складывают о ней свое впечатление именно на основе телефонного разговора с секретарем. Лучше всего, когда секретарь сразу же отвечает на телефонные звонки, то есть до того, как телефон зазвонит третий раз. В телефонном разговоре секретарь должен быть максимально вежливым и внимательным по отношению к своему собеседнику. Недопустимо в работе секретаря проявлять излишнюю эмоциональность и раздражительность. Секретарь должен отвечать на все телефонные звонки и обращения клиентов вежливо и с улыбкой.
Те секретари, которые отвечают за переписку по электронной почте, должны следить за тем, чтобы не делать опечаток и грамматических ошибок. Это все оказывает влияние на имидж всей компании. Речь секретаря также должна быть грамотной, без всяких слов паразитов, максимально деловой и профессиональной. Именно от этого зависит первое впечатление о компании в целом. Можно смело сказать, что секретарь – это лицо компании.
Организация
Одна из самых важных функций в работе секретаря – это правильная организация. Ваше рабочее место должно быть чистым и хорошо организованным. Не заваливайте стол бумагами. Если вы работаете в таком месте, где вам приходится просить клиентов или других посетителей компании подождать встречи с вашим руководителем, убедитесь в том, что ваше рабочее место выглядит достойно. На нем не должно быть никаких лишних вещей. Все важные документы должны находиться вне зоны видимости посетителей.
Что касается личных качеств секретаря, то он должен быть ответственным, серьезным, исполнительным, обязательным, пунктуальным, тактичным. Без этих качеств весь деловой этикет в его работе может быть просто сведен к нулю.
Деловой этикет секретаря требует от него следить не только за порядком на своем рабочем месте, но и за тем, чтобы он был и на рабочем месте руководителя. Секретарь должен следить за тем, чтобы рабочий стол начальника не был завален документами и другими бумагами, чтобы у него всегда был запас необходимых канцелярских принадлежностей и так далее.
Несмотря на то, что многим работа секретаря кажется простой и не требующей особых навыков и умений, занимать эту должность может не всякий.
