Для успешного ведения бизнеса очень важно знать основные правила, которые включает в себя культура делового общения. Все люди нуждаются в ответной реакции на их действия, а если мы не будем ее обеспечивать, то потеряем свое влияние на ход дел и не получим положительных результатов от нашей деятельности.
Будьте открыты к общению
Быть занятым – это не повод отказываться от своевременного общения. Раньше под своевременным общением имелось в виду «в тот же день».
Всегда старайтесь отвечать вовремя тем, с кем ведете или собираетесь вести бизнес. Если вы получаете слишком много электронной почты, то скажите коллегам, что вы не должны вести всю переписку компании. Подыщите себе спам фильтр, который отфильтрует нужное. Просмотрите, какие письма наиболее важные и постарайтесь ответить на них как можно раньше. Отделите деловую переписку от личной с помощью двух разных электронных адресов. Откажитесь от рассылочных писем, в которых вы не нуждаетесь, чтобы они не засоряли вам почтовый ящик.
Помните, что ваши деловые партнеры по переписке нуждаются в вашем внимании, так же, как ваши друзья и родственники. Они нуждаются:
- В ответных телефонных звонках
- В реагировании на просьбы
- В вашем умении выслушать их
- В вашем признательном общении с ними
- В ясном общении с деталями и указаниями
- В том, чтобы вы держали обещанное слово
- В том, чтобы вы помнили и ценили, что для них важно
Будьте внимательны
Есть правила, которые не меняются на протяжении веков, и если вы хотите быть успешным в бизнесе, вы должны знать эти правила и следовать им.
В деловой переписке будьте краткими, информативными и понятными.
При деловых встречах выключайте мобильные телефоны или ставьте на беззвучный режим. Обязательно перезванивайте людям и узнавайте, чем вы можете им помочь.
Не забывайте пожимать людям руку, смотреть в глаза во время разговора, следить за мимикой и жестами своего тела. Сделайте себе визитки и всегда носите несколько штук с собой. Укажите на них адрес, электронный адрес и номер телефона, ваше имя и чем вы занимаетесь. Если ваша компания не обеспечивает вас визитками, то сделайте их за свой счет. Старайтесь открывать дверь, если оказываетесь у нее первой. Сейчас это касается даже женщин. Если вас представляют, встаньте, наклонитесь и подайте руку вашему оппоненту.
Деловой офисный этикет
Каждая компания хороша настолько, насколько разговоры между коллегами. Важно помнить, что правила общения за глотком спиртного после работы или при отправке электронных писем из дома, не такие, как те, что вы отправляете в офисе. Если следовать правилам делового офисного этикета, то у вас получится установить нормальные профессиональные связи и не навлечь на себя проблем.
Всегда вежливо отвечайте на телефонные звонки, называя свое имя. Если это звонок от клиента, начальника или коллеги, то следует произнести профессиональное приветствие, чтобы подчеркнуть солидность компании. Используйте такие слова, как «спасибо», «пожалуйста» и «не за что», когда это уместно. Не говорите слишком быстро, особенно если говорите с кем-то, кто говорит на другом диалекте. Если вы сами делаете звонок и слышите в ответ автоответчик, то сообщите свою фамилию и номер телефона, а также цель звонка.
Исправляйте исходящие электронные письма, проверяя грамматику, орфографию и пунктуацию. Двух минутная проверка текста письма до того, как его отправить, поможет получателю лучше понять смысл написанного. Кроме того, это поможет получателю убедиться в вашей компетентности и профессионализме.
Старайтесь в разговоре придерживаться деловых тем, если только это не перерыв на кофе. Особенно избегайте разговоров о политике или религии, если только ваша компания не имеет дело с политическими и религиозными вопросами. Такие темы могут привести к разногласиям, поэтому их лучше не затрагивать.
Никогда не отвечайте клиентам или коллегам в гневе, разве только в личной переписке или разговоре. Посчитайте до десяти. Дайте когнитивным центрам своего мозга прийти в себя, чтобы вы смогли прибегнуть к конструктивной критике, а не к ярой ненависти.
Старайтесь как можно быстрей отвечать на звонки и электронные сообщения. Если слишком задерживать ответ, то другому человеку может показаться, что вы не серьезно к нему относитесь или не достаточно компетентны. Перед деловыми встречами отключайте свой мобильный телефон, даже если это встреча с вашим коллегой. Неожиданный звонок на ваш мобильный может показаться не только отвлекающим моментом, но и несерьезным отношением к делу.
