Деловой этикет: разновидности и сферы применения
Вы опоздали на деловую встречу больше, чем на пять минут? Забыли имя потенциального клиента через несколько минут после того, как вас представили друг другу? Отправили электронное письмо не тому человеку и поняли это слишком поздно? Ваше поведение в подобных критических ситуациях может повлиять на ход деловой встречи или приобретение нового клиента. От него сильно зависит ваша репутация и успешность как руководителя или менеджера. Также это отбрасывает тень на компанию, которую представляет менеджер.
Нет сомнений в том, что успех в делах влечёт за собой ещё больший успех. Следование правилам делового этикета включает в себя внимание к окружающим. В деловом мире ими являются коллеги, клиенты, покупатели, от которых зависит, будет ли бизнес успешным, или потерпит крах. Деловой этикет служит средством повышения делового потенциала человека, способствуя созданию благоприятного к нему расположения. Проявления незнания этикета на деловых встречах могут повлечь за собой отрицательные последствия.
Что такое деловой этикет
Этикет в целом содержит набор принятых правил поведения в обществе. Деловой этикет управляет действиями людей в мире бизнеса и корпоративной культуры. Он состоит из определённых общепринятых и применимых в любой ситуации правил. Например, организуя деловую встречу, очень важно предоставить всем участникам достаточно времени. Приветствие в виде рукопожатия и улыбки - традиция, принятая во всех частях земного шара. Также принято вести себя за столом подобающим образом, незамедлительно отвечать на звонки и электронные письма и проявлять ко всем вежливость и обходительность. Проще говоря, деловой этикет включает в себя понимание неписаных офисных правил. Он применим к общению в офисе и с клиентами, по телефону и по почте, во время деловых поездок, на бизнес-ланчах и обедах и любых других мероприятиях, сопутствующих ведению бизнеса.
Деловой этикет применим:
- На работе
- На встречах
- В телефонных разговорах и деловых письмах
- В путешествиях
- На деловых обедах
Деловой этикет на работе
Знаете ли вы о том, что применение парфюма с резким запахом или ароматом, производящим дешёвое впечатление, расценивается как неуважение к коллегам и потому на рабочем месте недопустимо?
Деловой этикет во многом отличается от обычного, общественного. Например, традиционное проявление рыцарства в виде придерживания двери для женщины в рабочей среде необязательно. На рабочем месте мужчины и женщины находятся в равном положении. На работе следует относиться к людям уважительно и предупредительно.
Вот некоторые особые правила делового этикета, с которыми вам предстоит столкнуться на работе:
Знакомя людей друг с другом, стоящего ниже по служебной лестнице представляют обладателю более высокой должности. Например, представляя секретаря директору компании мистеру Ричарду, следует употребить следующую фразу: "Андрей Павлович, позвольте представить вам Юлию Александровну". Если вы не можете вспомнить имя секретаря, уместно во время представления сказать: "Прошу прощения, ваше имя просто вылетело у меня из головы". В таких обстоятельствах будет лучше довольствоваться таким представлением, нежели вообще отказаться от него.
Рукопожатие - физический контакт, способный оставить глубокое впечатление. Неприятные ощущения при рукопожатии зачастую ассоциируют с отрицательными чертами характера. Крепкое рукопожатие со взглядом глаза в глаза служит положительным знаком и способствует установлению будущих деловых отношений. Мужчины и женщины на рабочем месте находятся в равном положении и женщинам необходимо тоже протягивать руку при приветствии.
Советы для деловых встреч
Совещания отдела, встречи менеджеров и высшего руководства, переговоры и тому подобные мероприятия проводятся в официальной обстановке и в соответствии с определёнными правилами, которые следует неукоснительно соблюдать. Протокол заседания, вопросы на повестке дня и доклады участников документируются и передаются в общий доступ, затем с проявлением должного уважения к председателю проводится голосование. Вот некоторые рекомендации по этикету, применимые к официальным встречам:
- Статистические данные и другую информацию, относящуюся к делу, которую планируется распространять среди участников, необходимо рассылать по крайней мере за три дня до встречи.
- На такие встречи необходимо приходить вовремя и в официальной одежде.
- На официальных встречах мобильные телефоны необходимо отключать.
- На таких встречах обычно принята определённая система рассадки участников.
- Правила делового этикета рекомендуют сначала предоставлять слово более старшим участникам встречи.
- Перерывы можно делать только с разрешения председателя.
- Необходимо говорить кратко и по делу, обращаясь при этом к председателю.
- Официальные встречи требуют от участников сохранения конфиденциальности информации: её нельзя разглашать людям со стороны, не присутствовавшим на собрании. Это рассматривается как серьёзное пренебрежение доверием.
Деловой этикет в командировках
Перед тем, как планировать деловую поездку за границу, необходимо тщательно изучить деловой этикет страны, куда будет совершен визит. Традиции в разных странах сильно различаются и кроме того, общеизвестно, что правила этикета по-разному воспринимаются разными людьми в разных городах, изменяются в разных странах, на разных континентах.
Правила поведения с противоположным полом играют важную роль не только в ведении бизнеса, но и в обычных заграничных поездках. Например, в Саудовской Аравии рукопожатия обязательны, но запрещено прикасаться к женщине в западной одежде. В Японии представители старшего поколения не горят желанием пожимать руки людям с Запада. В Аргентине женщины первыми протягивают руку для рукопожатия.
Будет полезно выучить ключевые фразы на языке посещаемой страны. Таким образом можно сгладить межкультурные различия. Что до различий в деловом этикете, в Германии следует забывать о переговорах, выходя из зала заседаний. Деловые вопросы обсуждают перед обедом и после него, но никогда во время еды. В Китае не возбраняется говорить о бизнесе за едой. Можно также говорить о семье и детях. В то время как в Японии обмен визитными карточками является исключительно важным ритуалом, в Италии их можно вручать только на деловых встречах, но не на общественных мероприятиях. В Австралии употребление алкоголя во время деловых обедов не приветствуется, в то время как в Германии можно себе позволить небольшое количество спиртного, а во Франции непозволительно пить крепкие напитки до еды и курить в промежутках между блюдами.
Деловые подарки должны быть качественными, и если на них присутствует логотип компании, он должен быть не слишком заметным. В таких странах, как Греция, Испания и Португалия, логотипа на подарке не должно быть вообще. В Испании хорошо проводить деловые обеды в начале дня. В Австралии не обращают внимания на должности и статусы - работа говорит сама за себя.
Этикет на деловых обедах
Поведение во время обеда может сильно повлиять на развитие карьеры и успех на работе. Многие работодатели желают увидеть своих работников в обществе, чтобы оценить, как они ведут себя с клиентами и начальством.
- На бизнес-ланчах и деловых обедах лучше заказывать блюда, которые едят ножом и вилкой. Лучше избегать блюд, которые едят руками и из-за которых вы можете испачкаться.
- Чрезмерное потребление спиртных напитков вызывает недовольство большинства руководителей, поэтому лучше их не заказывать.
- Не курите на деловых обедах.
- Сидя за столом прямо, вы произведёте хорошее впечатление на собеседников. Руки можно держать на коленях или на столе. Не ставьте локти на стол во время еды.
- Ешьте бесшумно и жуйте с закрытым ртом. Не говорите с набитым ртом.
- Если пища застряла между зубами, доставать её следует, выйдя из-за стола, перед зеркалом, наедине с собой.
- Беседовать лучше на приятные и не ведущие к противоречиям темы.
- Выходить из-за стола во время еды можно только в экстренных случаях.
- Если вы уронили кусочек пищи, поднимите его, пользуясь столовым прибором, и положите на край стола.
Советы по этикету
- Не дарите подарков начальнику, если только не имеете с ним личных отношений. В целом в офисе не стоит увлекаться в офисе подарками, носящими личный характер.
- Не поправляйте начальника прилюдно: если он совершил ошибку, лучше указать на это, оставшись наедине.
- Когда вас представляют кому-либо, необходимо встать и пожать руку.
- Избегайте сексуальных домогательств. Мужчинам не стоит даже комментировать внешний вид и поведение присутствующих женщин - в деловых отношениях это неприемлемо.
- В деловой атмосфере принято проявлять уважение и пользоваться уважительными обращениями «мистер», «миссис» или «доктор», если только собеседник сам не предложит называть его по имени. Недопустимо называть клиентов только по имени.
- Никогда не используйте бранные слова в деловом общении - это считается грубейшим нарушением делового этикета.
